HASTA KAYIT KABUL:

Hasta Kayıt Kabul 5 çalışanıyla Sağlık ve Rehberlik Merkezi bünyesinde ODTÜ Akademik-İdari personeli, öğrencisi, SSK'lı çalışanları ve emekli olmuş personeli için Sağlık ve Rehberlik hizmeti verilmesinde ilk başvurunun ve ilgili bölümlere yönlendirmenin yapıldığı birimdir. Çalışanlar hafta içi hergün sabah 08:30 akşam 17:00 arası hizmet vermektedir.

H.K.K. numaratör sistemi ile çalışmaktadır.Hasta yaptırmak istediği işleme göre numara alarak çağrıldığı bankoda işlemini yaptırır.Hastaların geliş saatlerine göre sıra ile çağrılması hastanın çok beklememesi ve doktora gidiş önceliği açısından önemlidir. Numaratörden alınan gün sonu çıktılarına göre Hasta Kayıt Kabul günde en az 800 hastaya hizmet vermektedir. Yapılan en önemli görevlerden biri doktora hasta yönlendirmesinin yapılmasıdır.Hastanın ilgiyle şikayeti dinlenir, ilgili bölüme TMed II programında mevcut bulunan dosyası doktor bilgisayarına gönderilir. Bu yönlendirme yapılırken belli yöntemlere başvurulur. Bunlar; şikayetin belirlenmesi, hasta ile doğru iletişimin sağlanması, hastaya ilgili onu önemseyerek yaklaşma ve en önemlisi sabırlı olmaktır.

Doktora giden hasta yapılan muayenesi sonunda tekrar H.H.K. başvurarak yapılan işlemlerin sonlandırılmasını yaptırır. Bu sonlandırma Access programında hazırlanan Arşiv programında hasta kişisel bilgileri,reçete,sevk ve rapor bilgileri protokol numarası verilerek arşivlenir. İdari personelin aldığı raporlar rapor defterine yazılır ve bir kopyası Personel Daire Başkanlığına gönderilmek üzere hazırlanır.

Öğrenci raporları her bölümün ayrı olmak üzere dosyalanır ve ilgili bölümlere gönderilir. Doktorların yıllık izin, mazeret, kongre izinleri takip edilip, dosyalanır. Bütün bu kayıtlar bilgisayar ortamında kayıt edilir.

Öğretim görevlileri için uygulanan randevu sisteminde randevularla ilgili görüşmeler H.K.K tarafından yapılmaktadır. Randevu saati, tarihi ve diğer bilgiler (erteleme-önealma) hastaya bildirilir. 2003 yılında 3188 hastaya randevu verilmiştir. Hergün sonunda Doktor/Hasta sayısı bilgisayarda ve klasörde dosyalanır.